O e-mail é, sem dúvida, uma das principais ferramentas de trabalho nas organizações. Quando o seu nível de serviço se degrada deteriora-se igualmente a operacionalidade da empresa. É, por isso, um ambiente crítico para muitas organizações.

A necessidade do ambiente de Messaging estar sempre disponível e com um nível de serviço adequado é dificultado pelo crescimento explosivo do conteúdo dos e-mails; a retenção do histórico dos e-mails; e a utilização não optimizada do e-mail pelos utilizadores.

Para fazer face ao crescimento de informação no ambiente de Messaging as empresas têm definido acções para manter um nível óptimo de serviço.
Por um lado existem empresas que definiram quotas para os seus utilizadores e a gestão do histórico dos e-mails é realizado por cada colaborador individualmente.
Por outro, existem empresas que realizam investimentos ao nível da infra-estrutura que suporta esta plataforma: Servidores, Armazenamento de Dados, Backup, Disaster Recovery. Mas, que infelizmente se demonstram insuficientes face ao crescimento do volume de dados.

Serão estas realmente as únicas acções que se podem realizar? A dificuldade de gestão do ambiente de messaging é, efectivamente, o crescimento do volume do e-mail e a gestão do seu histórico. Para ultrapassar esta dificuldade, deve repensar-se a forma como se gere o volume de dados, nomeadamente:

1. A Definição de políticas corporativas no acesso e conservação do e-mail deve ser o primeiro passo para uma correcta gestão do ambiente de Messaging. A conservação dos e-mails, a sua gestão e o nível de serviço no acesso deve ter em conta o seu valor para o negócio e não uma definição ad hoc e gerada pelo bom senso de cada colaborador. Devem existir formas automatizadas de arquivar os e-mails numa plataforma complementar ao sistema de Messaging.

2. A informação histórica pertencente à corporação deve ser acessível e auditável. O acesso à informação não deve ser dependente do owner do e-mail.

3. Optimizar a plataforma de messaging: adequar o nível de serviço do acesso à criticidade da informação, utilização de single instance e compressão do arquivo de e-mail.

Os benefícios são claros, melhoria no serviço de acesso ao e-mail, diminuição dos serviços de administração da infra-estrutura, racionalização da infra-estrutura e diminuição do seu crescimento.

Por último e não menos importante, é possível passar a ter acesso à informação corporativa arquivada, em qualquer momento, em qualquer lugar, de uma forma praticamente transparente.

Em suma, a segurança não deve ser vista apenas como um projecto, mas sim, como um processo contínuo em melhoria constante, alinhado com a tecnologia e com o negócio.