Se ainda não pensou neste assunto, não espere por amanhã,
pois poderá ser tarde demais! Algumas das normas têm datas limite
para a sua implementação.
É indiscutível que o email é actualmente a
principal forma de comunicação de negócio inter e intra empresas,
a informação existente nos emails representa uma elevada proporção
do capital não tangível das empresas, o Conhecimento.
Apesar da sua importância, qual é o estado de
arte na gestão do email? Apenas 37% das organizações têm uma
política de gestão do email. A verdade é que a gestão do histórico
do email é realizada por cada colaborador individualmente, pois, a
maioria das empresas impõem quotas de email e opta por forçar os
seus colaboradores a apagarem os seus emails, ou a retirarem-nos
do sistema central.
A forma como o email é actualmente gerido
coloca algumas questões:
- A informação pertence ao colaborador ou à empresa?
- A gestão do histórico do email deve ficar a cargo de cada
colaborador, com os seus critérios de decisão sobre a criticidade
do email e com gestão não especializada da informação?
- Como se ultrapassa a dificuldade de pesquisa do histórico do
email em caso de auditorias ou processos jurídicos, uma vez que o
email se encontra descentralizado e não acessível?
- O que acontece ao histórico de email quando o colaborador sai da
empresa?
A crescente importância do email e a existência
de normas legais, impõem reequacionar a forma como o email e a sua
informação está a ser gerida. Estas normas são por exemplo, NIC ,
SOX , com limite de início de operacionalidade e que forçam a
retenção da informação relevante da empresa durante períodos
pré-definidos. Assim, as organizações passam a ser obrigadas a
implementar uma gestão do email que arquive automaticamente emails
chave e permita realizar a sua recuperação durante o período de
tempo imposto legalmente de forma a ser auditável.
Inclusivamente, no SOX de 2002 é referido
explicitamente: "Quem intencionalmente alterar, destruir, mutilar,
ocultar, encobrir, falsificar ou realizar uma entrada falsa num
record, documento... com o objectivo de impedir... deve ser
multado por este procedimento, e preso por não mais que 20 anos,
ou ambos".
De forma à sua Organização responder às
imposições legais, na data limite imposta, deve:
- Definir a(s) política(s) de arquivo do email, em consonância com
as normas legais;
- Definir os processos que sustentem as políticas definidas;
- Escolher a tecnologia que sustente as políticas, os processos e
que em simultâneo lhe permita ter uma rápida operacionalização,
com sucesso e o mínimo risco.
É a altura certa para começar a pensar no que
deve fazer ao arquivo de email da sua organização.
Fontes: Radicati Group; Normas Internacionais
de Contabilidade; Sarbanes-Oxley Act
