Os regulamentos definem de uma forma
generalizada e concreta aquilo que as empresas têm de fazer para
cumprirem as normas para a conservação de dados, mas estas
questões não abrangem só as grandes instituições financeiras.
Empresas de todas as dimensões a trabalhar em
muitas áreas de actividade diferentes irão ser afectadas pelos
novos regulamentos, embora muitas delas ainda subestimem a
complexidade envolvida.
Os regulamentos SEC, Sarbanes-Oxley e Basel II
irão impor um investimento significativo em tempo, trabalho e
capital, para que as empresas possam cumprir as normas para a
conservação de dados e a recuperação de desastres.
Prevê-se que todos os regulamentos irão exigir
que as empresas essencialmente no sector financeiro conservem
registos durante até 8 anos, conforme o tipo de registo, e que os
dados com menos de dois anos possam ser facilmente acedidos. Na
prática, isto significará que todos os registos - incluindo
e-mail, documentos digitalizados e impressos dos computadores -
sobre extractos financeiros, contas, débitos, e capitais, terão de
ser conservados durante pelo menos três anos.
O desafio que as empresas enfrentam é o da
quantidade de dados que precisam de ser armazenados e replicados
para um ou dois sites alternativos. É assim razoável prever que os
dados irão pelo menos duplicar de ano para ano. No entanto, para
que as empresas repliquem os dados para mais do que um site, a
quantidade irá crescer ainda mais depressa.
Os regulamentos irão exigir que os dados
armazenados sejam arquivados num ambiente de armazenamento não
regravável e não apagável. É sobretudo o e-mail que irá impor o
maior esforço aos sistemas de muitas empresas, representando um
novo desafio na conservação dos dados, uma vez que não é fácil de
arquivar.
Na realidade, as empresas irão notar pouca
diferença nos seus hábitos de trabalho com os regulamentos, mas a
tecnologia tem de estar implementada nos bastidores para assegurar
o cumprimento das normas. O segredo é compreender cedo aquilo que
é preciso ser feito, e iniciar cedo a implementação dos processos.
As empresas irão precisar de ser orientadas pelos regulamentos
quanto ao que são considerados dados business critical e quais os
que são menos importantes.
É verdadeiramente urgente educar a indústria e
assegurar que os processos estão a ser implementados de forma a
assegurar que as empresas cumpram os regulamentos e os prazos.
